تنظيم الوقت
يعرّف تنظيم الوقت بأنه الطريقة والأسلوب الذي يتبعه الشخص في إدارة وقته وتقسيمه بين أنشطة محددة، وذلك للقيام بالعمل بطريقة أفضل وبوقت أقصر وباحترافية أعلى، وتنظيم الوقت يدل على شخصية الفرد؛ فالإنسان المنظم الذي يستطيع أن يدير وقته إدارةً فعّالة هو شخص أكثر ذكاء من الأشخاص غير القادرين على تنظيم أوقاتهم وإدارتها، وعدم تنظيم الوقت يؤدي إلى هدر عدد من الساعات لتصبح غير فعّالة وغير مجدية، وقد يترتب عليه إحباط للشخص فيظن بأنه غير قادر على إنجاز المهام، وفيما يلي من المقال طريقة لتنظيم والوقت وإدارته بكفاءة.
كيفية وضع جدول لتنظيم الوقت
من الأمور التي تساعد في استغلال الوقت هي معرفة حقيقته، والتي من أهمها أن ما يمضي منه لا يعود أبدًا، ويوجد دائمًا متَّسع من الوقت لفعل الشيء المطلوب شريطة تنظيمه، إذ إنّ الوقت المتوفّر في الحياة هو نفسه لجميع الأشخاص، فلكلّ فرد 24 ساعةً في اليوم، ويمكن استثمار هذا الوقت استثمارًا جيّدًا مما يساعد في تخفيف الضغوط التي يتعرّض لها الفرد وتزيد من فرص حصوله على الراحة وتقلل من الأخطاء التي يمكن ارتكابها، وقد يتساءل القارئ عن كيفية تنظيم الوقت وإدارته، وعن بعض الطرق التي تعين على ذلك، وهنا تجدر الإشارة إلى أنّه لا يمكن لأحد أن يضع جدولًا يحتوي أنشطة محددة، فكلٌّ له أولويات واهتماماته المختلفة عن الآخر، لهذا فإن أغلب الكتب والدراسات التي تناولت موضوع تنظيم الوقت وضعت استراتيجيات لتنظيمه واستغلاله الاستغلال الأمثل وفقا للآليات التالية:
- شراء أجندة ورقية: وهي دفتر ورقي، كل ورقة مخصصة لتاريخ محدد يكتب فيها الشخص المهام التي عليه القيام بها في هذا اليوم، وهي متوفرة في المكتبات بأشكال وألوان مختلفة لتناسب جميع الأذواق.
- الاستعانة ببعض التطبيقات على الهواتف الذكية: توجد تطبيقات على الهواتف أو الكمبيوتر المحمول توفر خططًا لتنظيم الوقت، يستعين بها الأشخاص لترتيب الأنشطة المختلفة التي يقومون بها على مدار اليوم.
- كتابة قائمة بالمهام التي يجب إنجازها: لا بد لكل شخص أراد تنظيم وقته أن يكتب ما هي المهام التي يجب القيام بها في اليوم نفسه والمهام التي يمكن تأجيلها ودمجها مع مهام أخرى وذلك لتوفير الوقت والجهد.
- أسلوب إتمام الأشياء: هذا الأسلوب يركز على إتمام المهام وليس فقط تنظيم الوقت، إذ يعتمد على مبدأ كتابة كل المهام المراد إنجازها والأفكار التي تخطر على الذهن دون تردد أو ترتيب، ثمّ ترتّب هذه المهام حسب الأولوية من الأهم إلى المهم، ثمّ توضع المهام التي يمكن إنجازها بسرعة في بداية القائمة، لأنّ إتمام المهام كفيل بزيادة حافز العمل أكثر، وفي حال كانت المهام المراد إنجازها كبيرةً فيقترح هذا الأسلوب تقسيمها لأجزاء حتى يكون من السهل التعامل معها ويمكن أيضًا البدء بالمهمة الأصعب إذ إنّ نشاط الشخص في الصباح يكون أفضل من نهاية اليوم، لذلك فإنّ القيام بالمهام الصعبة في بداية اليوم يخفف من التوتر الذي قد يصيب الشخص في حال تأجيل المهام الصعبة إلى نهاية اليوم.
- ترك أوقات فراغ في النهار: يمكن للشخص تقسيم مهامه خلال اليوم وترك بعض أوقات الفراغ بينها؛ وذلك للتخفيف من ضغط العمل والتوتر والقلق.
- أسلوب طريقة العمل: يعد من أحدث الأساليب الموضوعة في إدارة الوقت وتنظيمه، إذ يعتمد على مبدأ تقسيم المهام الأساسيّة الكبيرة لمهام جزئية تتفرع من سابقتها، وبهذا يصبح حجم الإنجاز أسرع وأوضح ويعطي الدّافعية للاستمرار في إنجاز المهام وتجاوز العقبات بكل سهولة أو مواجهة الأحداث الطارئة والتي لم تؤخذ في الحسبان.
أسباب تنظيم الوقت
لعلّ بعض الأشخاص يتساءلون عن أهمية تنظيم الوقت وإدارته وما الفائدة التي تتحقق للإنسان إذا نظّم وقته، والحقيقة أنّه يوجد عدد كبير من الفوائد المترتبة على تنظيم الوقت، والتي تعود بالنفع على الشخص، وهذه بعض الدوافع التي تدعو الشخص لتنظيم وقته وإدارته بطريقة فعّالة:
- تخفيف التوتر: إن الفوضى في إنجاز المهام، تعطي شعورًا بالقلق والتوتر، ويمكن للشخص كتابة قائمة بالمهام التي عليه إنجازها في وقت محدد، وحذف كل مهمة تم إنجازها من الجدول، فذلك يساعد على الشعور بالتقدم والنجاح في أداء الواجبات، وبالتالي التخفيف من التوتر والقلق.
- الحصول على وقت فراغ أكبر: إن الشخص المنظم والذي يؤدي مهامه في وقتها المحدد، يمكنه الحصول على المزيد من أوقات الفراغ، وبالتالي وقت أكبر للراحة، مقارنة بأولئك الفوضويين الذين لا يملكون وقتًا للراحة.
- زيادة عدد فرص العمل: إن أصحاب الشركات والمصانع يبحثون دائمًا عن الشخص المنظم والذي يمكنه أداء جدول المهام بسهولة ويسر، فإذا اعتاد الشخص على تنظيم وقته، ستتاح له فرص كثيرة للعمل.
- القدرة على تحقيق الأهداف: يمكن للشخص الذي ينظم وقته أن يحقق عددًا أكبر من الأهداف مقارنة بالشخص الذي لا يعرف كيفية تنظيم الوقت، وبالتالي يضيع جهده في أداء المهام بطريقة عشوائية تزيد من كمية الضغط والتوتر لديه.
نتائج عدم تنظيم الوقت
يعد عدم تنظيم الوقت من السلبيات التي تواجه الشخص وتعيقه عن ترتيب أموره وتنظيمها، كما أنه يمكن أن يهدر الكثير من الفرص التي تمكنه من تطوير ذاته إذا ما استغل الوقت استغلالًا مثاليًّا، ومن سلبيات عدم إدارة الوقت:
- صعوبة المهام: تصبح المهام أكثر صعوبة إذا تراكمت ولم تُنجز في موعدها، وذلك يؤدي إلى ضغط كبير على الشخص يمكن أن يعيقه عن إنجاز عمله.
- ضياع الفرص: عدم تنظيم الوقت يؤدي إلى ضياع الفرص، إذ إن بعض الأمور لا يمكن تأجيلها مثل التقديم لمنحة تعلم أو تجربة سفر، وهذه قد تكون لها مواعيد محددة من الشركات، فتضيع الفرصة على من لا يستغل الوقت للتسجيل فيها.
- التأخر الوظيفي: فالشخص الذي يهدر وقته ولا يستطيع إنجاز عمله في الوقت المحدد، قد يخسر وظيفته أو لا يحظى بفرصة للترقية أو تحسين مستوى دخله.
- الشعور بالإحباط: يؤدي عدم إتمام المهام وعدم تنظيم الوقت والجهد إلى شعور الشخص بالملل والإحباط، وذلك يؤدي إلى تراجعه في عمله، وفقدان الشغف والمتعة في الإنجاز والنجاح.
المراجع
- "?What Is Time Management", mindtools, Retrieved 9-10-2019. Edited.
- " 23Time Management Techniques of Insanely Busy People", dansilvestre, Retrieved 9-10-2019. Edited.
- "Time Management", corporatefinanceinstitute, Retrieved 9-10-2019. Edited.
- "5 Disadvantages of Bad Time Management", thoughtco, Retrieved 10-10-2019. Edited.
